1-on-1 efetivo e fora do padrão (versão remota)
Não é segredo para ninguém que desempenhe um papel de liderança os benefícios na adoção da prática de reunião de one-on-one, mas em tempos de trabalho remota e com sua consolidação como tornar esse momento efetivo e seguro?
Como em todo inicio de nova jornada um ponto inerente é justamente a existência de desafios, sejam os já conhecidos ou os que ao logo do caminho se revelam. Em meu caso, ao iniciar minha parceria junto ao Sicredi tinha um fator a mais, estrear em ambiente totalmente remoto.
Não que apoiar ou liderar times neste contexto fosse uma novidade, obviamente não era essa a questão, mas sim, acolher uma nova organização, com novos pares, novas realidades e novíssimas expectativas (minhas e deles é claro).
Iniciar com uma postura focada no campo da observação me permitiu reconhecer principalmente o ambiente e também idear uma noção mesmo que superficial, dos integrantes da equipe que me deram boas vindas. Com isso, se tornou evidente a necessidade de me aproximar deles, reconhece-los e criar desde já não apenas uma relação de confiança, mas como também, um ambiente seguro de trocas.
Realizar essa aproximação em contextos presenciais conta com uma gama de oportunidades, dentro e fora da organização. No contexto remoto e com isolamento social, acabei tendo em mãos um estímulo, escolher conduzir tal momento no formato de 1:1 (one-on-one) parecia ser a opção mais correta, contudo tornar esse momento mais assertivo e instigante foi o que o fez diferente.
Com vontade de fugir do formato padrão, montei, experimentei e colhi excelentes insight com a proposta que descrevo a seguir. Vamos lá?
A Proposta
Minha necessidade nas duas primeiras semanas de atividades com a Squad de Gestão Financeira, se resumia a entender o ambiente, o contexto e conhecer as pessoas que faziam parte daquela construção e acima de tudo, suas visões e versões.
Através de uma conversa em ambiente seguro e de confiança era a única escolha, todavia o como conduzir essa conversa para não ter nenhuma formatação de confessionário era minha principal preocupação. Assim, escolhi o Mentimeter como principal ferramenta nesse apoio e o velho de sempre disponível, Excel como coadjuvante.
Agenda
Antes de iniciar qualquer construção verifiquei a disponibilidade de cada um dos nove participantes e reservei agendas separadas de aproximadamente quarenta e cinco minutos para cada. Entretanto reservei cerca de quinze minutos adicionais em caso de eventuais prolongamentos.
Excel
Afim de tomar nota dos principais pontos que fossem citados e gerar uma fonte de histórico, construí um modelo simples, estruturando em tópicos, onde os principais eram:
- Identificação do participante;
- Data de quando ocorreu o encontro (pois já tinha em mente a recorrência deste encontro);
- Observações Iniciais;
- Características Percebidas;
- Pontos Positivos Mencionados;
- Oportunidades de Melhorias Mencionados;
- Pontos Diversos.
Mentimeter (O ator principal)
Focando em gerar insumos orgânicos para a condução do momento, fiz uso do Mentimeter, ferramenta que disponibiliza em sua versão gratuita opções de interação como wordcloud, multiplechoice, openended entre outros.
Desse modo optei por usar a composição de wordcloud para coletar palavras chaves e que refletissem alguns pontos que estaria levantando naquela oportunidade.
Abordei então as questões a seguir:
- Como me descreveria em palavras?
- Quais palavras podem descrever o time?
- Quais palavras podem me descrever atuando junto ao time?
E para cada uma dos quesitos, a opções de utilizar 10 (dez) palavras.
Colocando em Prática
Abrindo o momento, trago em minha fala a explicação sobre o que iremos construir. Ilustro que servirá não apenas para que eu reconheça a pessoa, mas também sua atuação e contribuições em relação ao time. Comento que afim de escapar do formato padronizado e costumeiro do momento, tenho uma proposta diferenciada.
Apresento a formatação criada no Mentimeter e caso não tenha familiaridade com a mesma, exponho tanto a visão do facilitador como a do participante, peço que acesse o endereço no cabeçalho da apresentação e faça uso do código de acesso, assim damos inicio.
Se apresente pra mim
Iniciando peço que a pessoa escolha dez substantivos ou sinônimos que melhor descrevam a mesma e liste as escolhas nos campos destinados a isso na visualização de participante.
Lembro que caso tenha uma ou mais palavras que gostaria de dar destaque, pode optar em repetir a mesma em mais campos.
Com a confirmação do preenchimento e recebimento das palavras escolhidas, realizo a leitura delas e peço que o participante se apresente e contextualize as escolhas.
Descreva o Time & Descreva sua Atuação
Seguindo a mesma dinâmica, vamos aos pontos seguintes, sempre estimulando a escolha das palavras e a contextualização delas.
A Interação
Durante a explanação sobre as escolhas, mantenho meu foco em compreender a razão das escolhas e captar eventuais oportunidades para possíveis questionamento de temas eventualmente que não se apresentem de forma natural.
Além disso, mantenho a conversa fluída e sempre com a câmera ligada e conversando olhando para o participante. Tento ainda em tempo, não demostrar que estou tomando nota de pontos que estão sendo observados e comentados.
Somado a isso, mantenho durante toda a conversa um tom descontraído e quando percebo pontos de aproximação, tais como percepções de prioridades, entendimento de comprometimento ou mesmo fatores de cunho pessoal que possibilitem o movimento, reforço e revelo esse entendimento.
O Resultado
Para mim, Kamilla, Agilista profissional com forte empenho em potencializar pessoas para alcançar os resultados organizacionais, a construção descrita me permitiu me aproximar de forma mais rápida e criar conexões autênticas com a nova equipe de trabalho. Além de perceber uma reciprocidade verdadeira e autêntica.
Além disso, pude constatar pontos que cabem meu apoio, minha atenção e meus esforços nesse inicio de jornada.
Felizmente, a Squad de Gestão Financeira, trabalha com foco em um produto inovador e já demostra entendimento quanto à sua proposta de valor a ser entregue aos nossos usuários, bem como maturidade e segurança quanto aos compromissos e comprometimentos característicos das atividades de desenvolvimento de software.
O trabalho a ser desenvolvido se encaminhará na melhoria continua sempre pertinente e nas evoluções profissionais e por consequência do trabalho que está sendo executado.
Considerações Finais
Neste ponto entro muito na minha perspectiva pessoal de prioridades, pois ao iniciar com um novo time, seja em uma nova organização ou não, costumo demandar parte do meu tempo a me integrar ao novo contexto.
Por isso, considero vital o seguinte:
- Tenha e reserve tempo para conversar individualmente com cada membro da equipe — conheça quem está nessa jornada junto com você;
- Se envolva com as questões que são importantes e relevantes para a equipe — ao menos enquanto estiver se ambientando, informação nunca será demais;
- Seja atento aos detalhes e saiba ser bom ouvinte — há certos detalhes que aparecem num terça-feira a tarde como senão fosse nada importante.
E não menos importante, considere sempre a recorrência destes momentos, exponha suas impressões e converse sobre elas.
