1-on-1, Acompanhamentos, Devolutivas & Canvas
Conduzir uma pauta de One-on-One (1:1) não deveria se resumir ao momento definido de início e fim de uma agenda única e isolada. Evoluir com os temas abordados, ter acompanhamento e principalmente devolutivas aos liderados é tão importante quanto se preocupar em criar um momento efetivo.
A continuidade de um momento de One-on-One (1:1) vai além da recorrência, envolve como citado acompanhamento, alinhamento de expectativas e principalmente o que ainda arrisco dizer como maior foco, a realização de devolutivas. Fazer uso dos insights colhidos nessa troca, enriquece não só a troca por si só, como apoia as evoluções dos profissionais envolvidos, das equipes e das organizações.
Início deste de ano de 2021, ao perceber a oportunidade de aproximação por meio da prática de 1:1 e consolidando tal momento como descrevi em 1-on-1 efetivo e fora do padrão (versão remota), pude colocar em prática uma verdade que acredito, sou defensora e trago comigo, potencializar os indivíduos como meio de potencializar as organizações.
E assim, a seguir contarei como estruturei os acompanhamentos, as devolutivas, a co-criação de planos de desenvolvimento individual e apresentarei o experimento com o Canvas 1:1. Segue comigo?
Acompanhamento & Devolutivas
Conforme descrevi em relato anterior, ao começar em um novo desafio pude usufruir da chance de me aproximar do time por meio do 1:1, eles somavam ao todo nove indivíduos, com realidades, vivências e expectativas diversas, mas que traziam consigo um ponto de congruência, não sabiam o que esperar daquela agenda de uma hora.
Felizmente não só a receptividade foi extremamente positiva, como a finalização de cada uma das nove agendas se deu com um sentimento de satisfação de ambas as partes. Porém, além disso, a sensação de não poder parar apenas com aquele momento também era bem viva. E isso me estimulou a estruturar um acompanhamento individual e orquestrar as devolutivas.
O Acompanhamento
Antes mesmo de iniciar as agendas de 1:1, nas oportunidades de interações, como diárias e a primeira retrospectiva que acompanhei, comecei a perceber o time, tomei nota dos comportamentos, das posturas e isso me ajudou no momento seguinte.
Conseguir aproximar as impressões do que cada um do time me descreveu com o que pude assimilar e segui a absorver foi primordial para alicerçar os indicativos de apoio que se fariam necessários.
E os insumos sumarizados tornariam a devolutiva ainda mais enriquecedora.
A Devolutiva
Algo em torno de sessenta dias separam as agendas, tempo que se fez necessário para consolidar os inputs coletados e racionalizar os mesmos em prol do que eu pretendia apresentar.
A premissa era, ser transparente com o que reuni de impressões, expor realmente todo o colhido e abrir a oportunidade do participante se reconhecer ou não em todo o que estava ali expresso.
Deste modo, o modelo compartilhado em outrora, que serviu para as tomadas de notas, passou a ser o foco desta ocasião, apresentei o mesmo e fiz a exposição de todo seu conteúdo, conduzi uma leitura em conjunto e foi possível ombrear os entendimentos. Bem como também neste cenário validar minhas percepções, o que celebro, justamente por estarem refletindo de forma fiel os envolvidos.
O instante que antecedeu a finalização da devolutiva, tomando como base o exposto em “Considerações & Sugestões”, proponho pautar um PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) simples.
PDI & Recorrência
Com o intuito de estabelecer um norte para fomentar o engajamento nas cadências de feedback, abordar a proposição de uma co-construção do PDI auxilia nos amadurecimentos de skills e aperfeiçoamento de predicativos que os envolvidos não apenas demostrem interesse, mas como, entendem o impacto deste em suas rotinas diárias.
Logo, ainda aproveitando o momento da devolutiva, apresento uma área complementar e específica, para que possamos com base no que foi conversado e entendido, estabelecer um objetivo de desenvolvimento.
Por ser simples, a proposta é identificar um aspecto de todos os que foram abordados e escolher aquele que para o momento presente faça maior sentido dedicar esforços a fim de aprimorar o mesmo. E ainda em tempo, estabelecer as ações mínimas necessárias para alcançar tal objetivo.
Dito isso, a nova área apresentada está estruturada da seguinte forma:
- Quando: área para identificar a data de quando o objetivo foi acordado;
- Objetivo: área para identificar o objetivo propriamente dito;
- O que é necessário: área para identificar e listar as ações necessárias para alcançar o objetivo combinado;
- Quando voltamos: área para evidenciar o retorno sobre o objetivo.
Desse modo e por considerar a construção do PDI um tema regular e aderente a ser contínuo o pressuposto de fazer uso de uma abordagem simples e unitária é garantir um acompanhamento assertivo, com ações que são palpáveis e cuja reincidência apoie o crescimento e a melhoria contínua do evolvido.
Além de tornar possível o apoio na busca pelo alcance do objetivo deliberado.
Assim tenho adotado o seguinte cronograma:
- 1° Fase (Abordagem inicial) — Logo que identificado a necessidade da abordagem;
- 2º Fase (Devolutiva & PDI 1) — Aproximadamente 60 dias após o momento inicial;
- 3º Fase (Evoluções) — Em torno de 90 dias após acordado objetivo unitário do PDI;
- 4º Fase (Devolutiva & PDI 2) — Por volta de 30 dias após análise das evoluções.
Considerar que as fases de ‘Devolutivas & PDI’, bem como ‘Evoluções’ precisam ser tratadas como ações de aplicação contínua, podemos realizar o acompanhamento e quiçá gestão de desempenho de maneira efetiva. Auxiliando seja em prol de novas ações ou ainda de novos objetivos de aprimoramento.
Experimento Canvas 1:1
Atentando a importância quanto a aplicação continuada, me deparo com a auto provocarão constante, “Como tornar o momento mais atrativo?” e foi exatamente no momento que antecedeu os agendamentos para acompanhar as evoluções do primeiro objetivo elencado, que ao analisar os modelos de canvas resolvi por experimentar a aplicabilidade deste para a minha necessidade.
E assim tendo como guia os tópicos indispensáveis que gostaria de abordar, acabei por idear o modelo de canvas a seguir:
(A) Experimentação
Munida do novo canvas, chegou o momento de tentar aplicá-lo, mas antes de seguir com essa descrição vale comentar que em todas as aplicações apresentei a proposta tal como ela é, um experimento. E diante disso, que caberiam ajustes e obviamente, feedback de quão positivo haveria sido o uso dele.
Dos nove indivíduos contabilizados na primeira fase, para esse momento apenas cinco estavam aptos a participar da experimentação, isso pois como é factível eventualmente temos saída e chegada de membros do time. Todavia, as cinco tentativas de conduzir o 1:1 de Evolução com base no canvas, se deram com tranquilidade e sucesso.
Não apenas assegurou uma condução descomplicada como também conferiu segurança aos participantes no entendimento para o preenchimento e conversa dos tópicos.
Posto que a execução focou em:
1- Abrir espaço para uma nova apresentação do participante (Eu e como eu sou);
2- Revisitar o objetivo disposto noutro tempo (Propósito);
3- Conversar sobre os desafios encontrados, os aprendizados, os momentos que necessitou de ajuda e o progresso alcançado (Quais desafios encontrados? Quais aprendizados? Precisou de Ajuda? Qual progresso foi percebido?);
4- Entender os sentimentos envolvidos na jornada (O que te deixou feliz? O que te trouxe frustação?);
5- E identificar os próximos passos (Próximos passos).
Além dos feedbacks imediatos, logo após a execução do experimento, que conotaram o deleite com a abordagem foi perceptível o sentimento de bem-estar com a troca consolidada. Uma vez que o momento foi partilhado e o preenchimento das informações se deu colaborativamente.
(O) Nosso Desfecho
Corroborando com a composição retratada até então, ao final do acompanhamento evidenciei que seguia tomando nota de pontos que se ressaltaram e que baseadas nesse, construiríamos nosso momento seguinte de devolutiva.
Cabendo ainda o preenchimento de eventual lacuna deixada em caso de mudança ou avanço relacionado aos próximos passos. Incentivando assim a continuidade da reflexão sobre as questões referidas.
Considerações Finais
Orientar o amadurecimento dos times baseado no fator humano é desafiador por si só. Normalmente é fácil se deparar com resistência dos pares, dos líderes e da própria equipe, uma vez que introduzir práticas com esse viés demanda preparo e continuidade.
Em concordância com o pontuado logo no início desta narrativa, não deve se tratar o tema como uma agenda única, isolada ou sem interesse de ter sequência. A construção e a maturidade são oriundas de um esforço constante, que necessita de suporte, acolhimento e empatia.
O time que tem presença no retratado, vem consolidando sua maturidade e assumindo seu protagonismo diante das requisições de atuação em questões de caráter estratégico na organização que faz parte. Bem como no quesito indivíduo, que gradualmente tem se destacado nos motes de referências e lideranças.
No final das contas como Agilista profissional, cujo foco tangencia na gestão do fluxo de trabalho, acompanhamento de métricas e melhoria contínua, obter êxito em um tocante eventualmente controverso o torna ainda mais instigante. Pois toda vez que um liderado evoluir e crescer em sua jornada e isso repercutir organizacionalmente, tenho a confirmação de estar trabalhando pautada no valor correto.
